Assistente sênior de administração

Sobre a vaga

Período de candidatura 20-Nov-2023 a 03-Dez-2023 Responsabilidades Funcionais:

Sob a supervisão direta do Gerente Nacional , o Assistente Sênior de Administração presta suporte às operações do escritório, executando diversos processos administrativos padrão, garantindo alta qualidade e precisão no trabalho. A posição está baseada em Maputo, Moçambique.

Compete ao titular deste cargo as seguintes atribuições:

Suporte administrativo

- Pesquisa e recupera dados estatísticos de fontes internas e externas; elabora gráficos, tabelas e relatórios estatísticos, extraindo dados de diversas fontes.

- Acompanha prazos, compromissos assumidos, ações tomadas e coordenação de coleta e envio dos relatórios ao chefe da unidade.

Viagens e Logística

- Processa transações de viagens (autorizações e reclamações), incluindo no sistema OneUNOPS, solicitações de vistos, carteiras de identidade e outros documentos para todo o pessoal, funcionários da ONU e visitantes, garantindo a conformidade com as regras e regulamentos da ONU.

- Fornece informações sobre serviços aéreos, tarifas e horários de viagens para itinerários específicos. Processa reclamações de viagens no OneUNOPS e pedidos de compra para atividades de viagem, pagamentos e contratos.

- Organiza remessas, procedimentos de desembaraço aduaneiro, preparação de documentos para remessas UNOPS (recebidas/enviadas), toda a documentação necessária e implementação de ações de acompanhamento

- Prepara documentação para autorizações de segurança, processa reservas de hotéis, organiza coletas em aeroportos, hospitalidade, protocolo, apoio alfandegário e de imigração para funcionários visitantes do UNOPS, conforme necessário

- Fornece suporte em questões protocolares e solicitações de documentação oficial, com foco no alcance dos seguintes resultados:

- Entrega pontual de certificados oficiais de protocolo; acordos com os departamentos da ONU para todas as questões relacionadas com a documentação oficial a ser fornecida ao/do pessoal internacional, tais como requisitos de visto, autorização de trabalho, requisitos de segurança, saúde, etc.

* Acordos com departamentos da ONU para fornecimento de documentação oficial para importação/exportação ou transferência de mercadorias

- Fornece suporte administrativo para conferências, workshops, retiros.

-Compila informações do período

- Gestão de caixa pequeno

Estabelecimento e manutenção de relações de trabalho eficientes com os ministérios governamentais.

- Fornecimento de informações precisas e abrangentes ao pessoal sobre os documentos comprovativos necessários ao pessoal e aos seus dependentes, e importação/exportação ou transferência de bens; lista atualizada dos documentos necessários disponibilizada a cada funcionário/unidade

‘Ficha de acompanhamento individual para acompanhar o status da documentação apresentada para cada funcionário e dependentes, garantindo que a documentação oficial esteja de acordo com o cronograma anunciado

- Informações precisas fornecidas ao indivíduo/unidade, mediante solicitação, sobre as etapas administrativas necessárias e o status do seu arquivo de projeto,

- Informações precisas e oportunas sobre processos e questões pendentes para os indivíduos/unidades em questão

- Pode supervisionar os serviços de transporte, incluindo atendimento ao cliente, manutenção regular dos veículos, seguros e monitoramento de consumo.

«Informa e investiga prontamente acidentes de veículos, danos, perda ou roubo de itens; atualização e manutenção do relatório de histórico do veículo.

- Supervisiona o contratante externo para serviços de transporte, incluindo atendimento ao cliente e processamento de faturas

Inventário, gerenciamento de ativos, custódia, instalações comuns e suporte geral

- Realiza verificações de inventário físico, elaborando relatórios periódicos de inventário e ativos.

-Atua como custodiante da gestão de materiais de escritório, incluindo manutenção da lista de estoque de artigos de papelaria, distribuição de artigos de papelaria conforme exigido pela equipe e manutenção de um registro de distribuição.

- Realiza e reporta pesquisas de necessidades de manutenção do escritório, bem como satisfação do cliente

- Recolhe informação para inquéritos administrativos de apoio à organização de serviços comuns.

Construção de conhecimento e compartilhamento de conhecimento

- Apoia a organização e realização de iniciativas de formação e aprendizagem para pessoal em temas relacionados com a Administração.

- Fornece contribuições sólidas para redes de conhecimento e comunidades de prática através da síntese de lições aprendidas e disseminação de melhores práticas em Administração.

- Contribui com feedback, ideias e conhecimento interno sobre processos e melhores práticas e utiliza de forma produtiva

* Mantém a documentação da unidade, incluindo registros e arquivos, garantindo a guarda de materiais confidenciais

Requisitos de educação/experiência/idioma:

Educação:

* É necessária a conclusão do ensino médio.

- O primeiro grau em Administração de Empresas, Administração Pública ou disciplinas equivalentes é desejável, mas não obrigatório.

-Na falta de licenciatura, a certificação administrativa é uma mais-valia

Experiência:

* Mínimo de cinco anos de experiência relevante em serviços administrativos gerais ou de apoio a operações em organizações públicas ou corporativas nacionais ou internacionais.

«É desejável alguma experiência em organizações do sistema ONU.

- É preferível ter proficiência em computadores e pacotes de software de escritório (produtos Google Suite, especialmente formulários, planilhas, documentos e slides do Google) e experiência no manuseio de sistemas de gerenciamento baseados na web.

«É desejável experiência no uso de sistemas empresariais, incluindo OneUNOPS.

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