Assistente Administrativo de logística

Vagas de emprego Moçambique 

Ipas Moçambique é uma organização não-governamental, sem fins lucrativos, a operar em Moçambique desde 2018, com a Sede em Maputo e escritórios provinciais em Nampula, Zambézia e Niassa, onde desenvolve em parceria com o Ministério da Saúde actividades de promoção, melhoria e prestação dos serviços de Saúde Sexual e Reprodutiva, Serviços Compreensivos de Aborto Seguro, Contracepção e Violência Baseada no Género (VBG). 

O Ipas Moçambique pretende recrutar e contratar imediatamente, um (a) Assistente Administrativo e Logístico para Cabo Delgado, que será responsável pela prestação de assistência administrativa ao pessoal do Ipas, que consiste em processar facturas, coordenar reuniões e conferências, garantir a criação de um sistema central de classificação para a administração e projetos e beneficiar operacional, mantém e organiza documentos financeiros e eletrônicos, gere o fornecimento de mantimentos e compras, permitindo ao pessoal e cuida de várias outras tarefas administrativas essenciais.

2. DEVERES E RESPONSABILIDADES

Baseado(a) nos escritórios do Ipas Moçambique em Cabo Delgado, sob supervisão do(a) Líder de Equipa Provincial, o(a) Assistente Administrativo e Logístico, irá desenvolver as seguintes atividades de suporte organizacional:

SECRETARIADO:

•Tramitir correspondência, ou seja, criar, receber, classificar, documentar, distribuir, arquivar e/ou expedir, a correspondência, cumprindo os procedimentos necessários;

Preparar relatórios, formulários e planilhas, de acordo com orientação de seus superiores hierárquicos;

Fazer o atendimento de usuários e/ou fornecedores, e fazer o devido seguimento;

•Dar suporte na programação, organização, realização e documentação de eventos e reuniões de trabalho;

•Zelar pela organização do escritório, incluindo o bom funcionamento e utilização do equipamento utilizado;

•Verificar os prazos definidos e a localização dos vários processos administrativos;

•Atualizar o cadastro de funcionários e de fornecedores de bens e serviços;

DAR SUPORTE LOGÍSTICO E DE PROCUREMENT:

•Acompanhar todo o processo de aquisição de materiais e bens desde o levantamento das necessidades, a sua requisição, até a coleta garantindo que estes se cumpram de acordo com as especificações e providenciar a devolução do material fora das especificações.

•Fazer o controle de estoque dos equipamentos e bens de consumo, incluindo a distribuição

e repita, sempre que necessário;

Controlar expedição e/ou coleta de materiais e equipamentos;

Controlar a execução de serviços gerais (água, energia, comunicação, limpeza, transporte, segurança);

Fazer a gestão de frota, incluindo o registo de serviços de táxi e gestão de combustível,

Processos de revisão de viaturas da província.

Gestão de contratos com fornecedores de bens e serviços;

Revisão de relatórios de prestação de serviços da empresa

Periodicamente mapear e identificar fornecedores de bens e serviços;

Preenchimento de requisições para o abastecimento de viaturas;

Fazer relatório mensal de transporte;

 Certifique-se de que todo o material adquirido seja de qualidade aceitável e esteja em conformidade com as especificações do departamento que fez o pedido;

Efetuar compras de acordo com a dívida aprovação;

DAR APOIO NA ÁREA DE CONTABILIDADE E FINANÇAS INCLUINDO:

✓Apoiar na manutenção dos arquivos de Contabilidade, Finanças e Procurement;

Apoiar o pagamento das obrigações fiscais referentes aos escritórios;

Gestão diária das requisições para o uso e fecho do Petty Cash.

Cadastro de fornecedores e manter controle interno de arquivos.

✓Operar o sistema de Mpesa e apoiar o processo de reconciliação da conta MPESA providenciando esclarecimentos sempre que necessário;

✓Organizar os processos contabilísticos e subordinados para o pagamento;

✓Emitir PO's de serviços de consultoria sempre que necessário;

✓Revisão e notificação dos contactos nos ficheiros enviados pela equipa de programas para pagamento;

✓Envio de arquivos para os Assessores de Finanças para processamento;

✓Trabalhar com o departamento de programas e finanças para obtenção de justificativos dos participantes;

✓Apoiar no seguimento de reclamações dos participantes das atividades;

Assessora o processamento dos pagamentos das outras províncias sempre que necessário

.

COMPETÊNCIAS E EXPERIÊNCIA REQUERIDA

✓Qualificação em Administração Pública, Administração Geral e Administração Hospitalar; Contabilidade e Auditoria ou outras áreas afins;

✓Experiência de trabalho reconhecida, pelo menos 2 anos na área de assistência administrativa (gestão dos recursos humanos, contabilidade e finanças, gestão dos materiais incluindo património);

✓Experiência comprovada na utilização do Microsoft Office, como Microsoft Word, Excel e PowerPoint;

✓Habilidades organizacionais e de produção de relatórios, sínteses e atos de reuniões;

Fluência na língua portuguesa tanto falada como escrita; conhecimentos básicos de língua

inglês é uma vantagem

Boa capacidade de relacionamento interpessoal e consciência e sensibilidade na gestão de ambientes multiculturais;

✓Capacidade de guardar sigilo profissional e alto sentido de responsabilidade; e,

Honestidade e boa integridade profissional;

Disponibilidade para viagens ocasionais aos distritos;

✓Ser residente da província de Cabo Delgado é uma vantagem.

CANDIDATURA

Os assuntos devem ser submetidos a propostas em documentos separados ou únicos, em formato PDF, até dia 09 de março de 2025 às 17h59, na plataforma de candidatura online . 

Documentos a apresentar:

•Carta de manifestação de interesse;

•Curriculum Vitae (Incluir 3 referências profissionais);

•Certificados de habilitações literárias;

•Apenas os candidatos pré-selecionados serão contactados.

CANDIDATAR-SE

NOTA

O IPAS está fortemente empenhado em proporcionar um ambiente de trabalho livre de todas as formas de assédio, discriminação e desigualdade. Recrutamos, empregamos, treinamos, promovemos e compensamos o nosso pessoal independentemente de raça, idade, sexo, religião, origem nacional, cor, credo, ancestralidade, cidadania, estado civil, estatuto de veterano, serviço militar, deficiência, informação genética, identidade de género, expressão de género, estado transgénero, orientação sexual, ou qualquer outra característica pessoal protegida por lei ou delineada pela política de Ipas.