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Vaga – Assistente Administrativo e Logístico

Vaga – Assistente Administrativo e Logístico

 


Resumo

A Associação Progresso (PROGRESSO), é uma organização não governamental de carácter associativo, sem fins lucrativos, criada em Março de 1991, com objectivo geral de contribuir para o desenvolvimento sócio-económico e cultural do país, melhorando as condições de vida das camadas menos favorecidas da população moçambicana, aumentando a sua capacidade de intervenção e de gestão em conformidade com os seus valores sociais e culturais.

Objectivo

Fornecer suporte a todos os colaboradores e fazer a gestão das actividades gerais da Organização. Auxiliar a equipa nas actividades e necessidades operacionais, como contacto com o ambiente externo. Fazer gestão da correspondência recebida e enviada, receber e encaminhar visitas, fazer a gestão dos eventos da organização como reuniões da direcção, cumprindo todos os procedimentos necessários referentes aos mesmos.

Principais Responsabilidades

Administração

Dar apoio logístico e gestão do escritório (procurações, certidões das finanças, inss e tribunais);

Prestar apoio na gestão dos recursos da organização e na gestão interna do escritório;

Fazer o processo de procurment das compras;

Manter os arquivos actualizados;

Prestar diversas tarefas de complexidade similar na área administrativa incumbidas pela coordenação que se julgue capacitado/a;

Efectuar pagamentos após a existência de todo expediente de procurement (termos de referência, dados do concurso, convite, analise das propostas, contracto, Factura, Formulário de viagem, Livro de Bordo, Guia de Entrega/remessa e/ou relatório) aplicando as normas internas da PROGRESSO e as normas requeridas pelos doadores.

Procurement e Logística

Executar todos os processos de logística e Procura, com base em requisições autorizadas;

Efectuar a aquisição de bens e serviços para as actividades do programa, avaliação de propostas e qualificação de fornecedores, gestão de tempo e cumprimento de prazos, de acordo com o Manual de Procedimentos Administrativos, e as Políticas da PROGRESSO e dos Doador;

Manter uma lista de fornecedores pré-qualificados que tenha fornecedores categorizados por mercadorias e serviços e actualizar semestralmente/anualmente;

Manter registos e contactos com prestadores de serviços e oficinas locais de reparação/manutenção, e realizar comparações de preços entre eles, a fim de obter as melhores ofertas;

Trabalhar em coordenação com empresas de catering e o ponto focal do evento para garantir que as refeições facturadas correspondam à lista de participantes, documentando e relatar quaisquer discrepâncias ao supervisor, dentro de 24 horas;

Estabelecer e manter bons contactos com fornecedores, pessoal do Governo, Doadores e outros parceiros com relação a questões logísticas.

No Armazém

Coordenar com os Guardas a recepção de mercadorias.

Assegurar que os sistemas de controle de estoque estejam actualizados e certificar que os estoques sejam precisos a luz da dinâmica do Programa;

Garantir a compilação do stock diário/semanal ou mensal e outros relatórios de armazém, conforme solicitado;

Documentar e garantir que todos os materiais / equipamentos sejam entregues no destino final de maneira adequada e de acordo com o pedido. Garantindo que os materiais recebido e entregue estejam acompanhados com uma Guia/Nota de entrega.

Manter registo de notas de entrega com assinaturas individuais e Carimbos dos beneficiários finais.

Garantir a verificação da qualidade e quantidade dos materiais/equipamento recebida, registar detalhes nas respectivas guias e proceder com a devida entrega em boa forma;

Assegurar que o armazém está sempre arrumado, limpo e livre de insectos, roedores e fungos.

Responsabilidades Transversais

Analisar, de forma permanente, os processos inerentes à sua área de responsabilidade, definindo e implementando acções que visem promover a racionalidade de funcionamento, a melhoria contínua, a qualidade da execução, e a minimização dos custos das actividades desenvolvidas.

Requisitos

Qualificações Académicas

Licenciatura em Contabilidade, Gestão e Administração de Empresas ou áreas afins.

Experiência e Habilidades

Essencial

No mínimo 4 (anos) anos de experiência como Assistente Logistico;

Conhecimento de sistemas de gestão de escritório;

Experiência de trabalho sob pressão;

Conhecimento de MS Office (Word, Excel);

Comprovada capacidade de organização incluindo habilidades para planificar, estabelecer prioridades e assegurar o cumprimento do trabalho de acordo com as exigências relativas a prazos e metas estabelecidas.

Desejável

Capacidade para trabalhar de forma independente e harmoniosamente com a equipa;

Ter habilidades para analisar as diferentes questões e problemas para ajudar a identificar soluções;

Actuar com ética no exercício da função;

Alto nível de profissionalismo, integridade;

Habilidades de comunicação;

Compromisso e compreensão dos objectivos da Progresso valores, missão e visão;

Responsabilidades adicionais

Os deveres e responsabilidades estabelecidos acima não são exaustivas e o detentor de função poderá ter funções adicionais necessárias dentro da razoabilidade de seu nível de competências e experiência.

Salvaguarda da Criança

Certificar-se de que todos os contratantes e processos da Progresso são seguros para as crianças e aplicar uma abordagem de programação segura.

Nota: A PROGRESSO não faz nenhuma cobrança em nenhuma fase do processo 

Data de validade: março 15, 2025 Localização: Lichinga


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